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File Fetch

File Fetch kann beliebige Dateien auf Anfrage automatisch versenden. Werden Sie oft gebeten, eine Preisliste zuzusenden? Oder haben Sie es schon mal erlebt, dass Sie ganz dringend eine Datei von Zuhause brauchen? Jetzt können Sie solche Probleme ganz einfach mit File Fetch lösen! Alles, was Sie jetzt tun müssen ist eine richtig erstellte Anfrage absenden, und Sie erhalten die nötige Datei per E-Mail zugeschickt.

Die Verwendung von File Fetch ist absolut sicher – das Programm kann nur die Dateien versenden, auf die Sie den Zugriff freigegeben haben. Die Anfrage kann auch durch ein Passwort geschützt werden, damit die Datei nicht gesendet wird, falls jemand anderer zufällig das Anfrageschlüsselwort erfahren hat. Um ganz sicher zu gehen, können die gesendeten Dateien in ein passwortgeschützten Archiv komprimiert werden. Außerdem können Sie auch einstellen, dass nur Anfragen von bestimmten E-Mail-Adressen bearbeitet werden.

Mit Hilfe von File Fetch werden Sie:

  • die Bearbeitung von Antworten auf Anfragen bestimmter Dateien zu senden automatisieren;
  • benötigte Dateien auf Anfrage per E-Mail empfangen;
  • verschiedene Regeln zum Versand verschiedener Dateien verwenden;
  • gesendete Dateien automatisch komprimieren;
  • sowohl die Anfragen als auch die gesendeten Archive durch ein Kennwort schützen;
  • die Dateien sowohl als Anhang als auch direkt im Nachrichtentext versenden.

File Fetch ist ein Betandteil von MAPILab Toolbox for Outlook.

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Anwendungsbeispiel:

Wenn Sie oft gebeten werden, eine aktuelle Version z.B. einer Preisliste zuzusenden oder schnell eine Dokument von einem weit entfernten Computer brauchen, ist File Fetch wie geschaffen für Sie! Verbringen Sie fünf Minuten mit den nötigen Einstellungen und Sie werden viele wertvolle Stunden sparen.

Nach der Installation von MAPILab Toolbox stellen Sie sicher, dass File Fetch eingeschaltet ist. Überprüfen Sie dazu, dass in den Einstellungen von MAPILab Toolbox (Extras | MAPILab Toolbox | Optionen) das Kästchen neben File Fetch aktiviert ist:

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Jetzt müssen Sie eine Regel erstellen, indem Sie auf die Schaltfläche „Neu“ in den Regeloptionen (Extras | MAPILab Toolbox | File Fetch) klicken. Danach geben Sie im Register „Einstellungen“ die Wortfolge ein, die im Betreff der eingehenden E-Mail enthalten sein soll, damit File Fetch sie als Anfrage erkennt und bearbeitet. Um eine Preisliste automatisch zu versenden geben Sie z.B. als Wortfolge „Preisliste senden“ ein. Weiter geben Sie die Datei an, die auf diese Anfrage versendet werden soll, sowie die Aktion, die an der E-Mail nach der Bearbeitung angewendet werden soll:

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In Register „Weitere“ können Sie das Passwort für die Anfrage bestimmen, sowie einige weitere Einstellungen vornehmen: Komprimierung, Passwortschutz für die komprimierten Archive, Versand der Datei als Anhang oder im Nachrichtentext, etc. Außerdem ist es empfehlenswert die Option „Senden/Empfangen erzwungen ausführen“ einzuschalten:

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Wenn Sie nun auf die Schaltfläche „OK“ klicken, wird die Regel erstellt. Um jetzt die Preisliste gesendet zu bekommen, müssen Sie (oder Ihre Partener) eine Anfrage-E-Mail erstellen, die die Schlüsselphrase im Betreff und ggf. das Passwort im Text enthält:

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Kurz nach dem Versand dieser E-Mail erhält der Absender die angeforderte Datei:

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File Fetch ist eines der 18 Tools, die das Programm MAPILab Toolbox beinhaltet. Die Beschreibung weiterer Bestandteile und die Möglichkeit des kostenlosen Download finden Sie auf der Homepage von MAPILab Toolbox, oder klicken Sie hier, um die Vollversion von MAPILab Toolbox zu bestellen.

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