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Send If Approved

Mit „Send If Approved“ können Sie Ihre ausgehenden Nachrichten kontrollieren und sie nur nach der Zustimmung senden. Sie können alle oder nur bestimmte Nachrichten in einen angegebenen Ordner verschieben, anstatt sie sofort zu senden. Diese Nachrichten werden nur nach der Genehmigung durch einen zuständigen Sachbearbeiter gesendet.

Dieses Tool ist unersetzlich bei der Ausbildung neuer Mitarbeiter, die Schriftwechsel mit Kunden haben. Außerdem kann es auch bei der täglichen Arbeit verwendet werden, wenn die E-Mail erst gesendet wird, wenn ein anderer Mitarbeiter sie durchgelesen hat. Ferner können Sie auch auf Basis von „Send If Approved“ ein komplexes System aufbauen, in dem eine E-Mail durch eine Kette von Mitarbeitern geht und jeder kann sie ergänzen und verändern, bevor sie gesendet wird.

„Send If Approved“ arbeitet auf der Basis von Regeln von Microsoft Outlook, und kann alle oder nur bestimmte Nachrichten bearbeiten, die den angegebenen Kriterien entsprechen. Außerdem können Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit geben, selbst zu entscheiden, welche E-Mails eine Überprüfung benötigen, und welche sofort gesendet werden sollen.

Mit Hilfe von „Send If Approved“ können Sie:

  • Die Qualität der Arbeit steigern, indem die E-Mails vor dem Versand nochmals durchgesehen werden;
  • Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit bereitstellen, zusammen E-Mails zu verfassen, wobei jeder die Änderungen die seiner Kompetenz entsprechen macht.

Send If Approved ist ein Betandteil von MAPILab Toolbox for Outlook.

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Anwendungsbeispiel:

Die Hauptaufgabe dieses Tools ist die Bereitstellung einem Sachbearbeiter der Möglichkeit die Nachrichten vor dem Versand durchzusehen, die andere Mitarbeiter geschrieben haben.

Zuerst überprüfen Sie, dass in den Einstellungen von MAPILab Toolbox (Extras | MAPILab Toolbox | Optionen) das Kästchen neben Send If Approved aktiviert ist:

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Send If Approved erweitert die Regeln von Microsoft Outlook. Nachdem Sie dieses Tool aktiviert haben, können Sie eine neue Regel erstellen, mit der bestimmte Nachrichten vor dem Versand in einen angegebenen Ordner verschoben werden. Öffnen Sie dazu den Regelassistenten (Extras | Regeln und Benachrichtigungen) und klicken Sie auf die Schaltfläche „Neue Regel“. Wählen Sie die Option „Regel ohne Vorlage erstellen“ und dann die Option „Nachrichten nach dem Senden prüfen“, damit die ausgehenden Nachrichten bearbeitet werden. Klicken Sie anschließend auf „Weiter“:

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Im nächsten Schritt der Regelerstellung müssen Sie angeben, welche von den ausgehenden Nachrichten bearbeitet werden sollen. In unserem Fall wäre es am sinnvollsten, Nachrichten zur Genehmigung zu schicken, die über ein bestimmtes E-Mail-Konto gesendet werden. Wählen Sie dazu die Option „über Konto Kontoname“, und geben Sie das E-Mail-Konto an, indem Sie auf „Kontoname“ klicken:

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Im nächsten Schritt müssen Sie angeben, was mit der Nachricht passieren soll. Dazu müssen Sie die Aktion(en) auswählen. Um „Send If Approved“ auszuwählen, markieren Sie die Aktion „diese mit einer vordefinierten Aktion bearbeiten“, wählen Sie als vordefinierte Aktion „MAPILab Custom Action“ und klicken Sie anschließend auf „Ändern“. Wählen Sie im neuen Fenster in der Auswahlliste Send If Approved, und klicken Sie auf „Optionen“, um das Tool einzustellen:

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Jetzt müssen Sie im Einstellungsfenster von Send If Approved den Ordner auswählen, in den die bearbeiteten Nachrichten verschoben werden sollen:

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Die Regel ist fast fertig. Bei Bedarf können Sie noch zusätzlich die Ausnahmen von dieser Regel angeben. Geben Sie im letzten Schritt der Regelerstellung den Namen für die erstellte Regel ein, und klicken Sie auf „Fertigstellen“:

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Wenn Sie jetzt auf die „Senden“ klicken und das entsprechende E-Mail-Konto gewählt haben, wird die Nachricht nicht gesendet, sondern in den angegebenen Ordner verschoben.

Anmerkung: Bitte beachten Sie, dass bei der Verwendung von Microsoft Exchange Server derjenige Mitarbeiter, der die E-Mails durchlesen und absenden wird, die "Senden als"-Rechte für den Versand von E-Mails, die von anderen Mitarbeitern erstellt wurden haben muss. Weitere Informationen zu den "Senden als" - Rechten finden Sie in Microsoft Knowledge Base: http://support.microsoft.com/kb/327000

Send If Approved ist eines der 18 Tools, die das Programm MAPILab Toolbox beinhaltet. Die Beschreibung und die Möglichkeit des kostenlosen Download finden Sie auf der Homepage von MAPILab Toolbox, oder klicken Sie hier, um die Vollversion von MAPILab Toolbox zu bestellen.

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