MAPILab
EnglishDeutschRussian
Вы здесь: Главная / Надстройки для Microsoft Outlook / Attachments Processor for Outlook / Компонент Attachments Processor

Attachments Processor: компонент для управления вложенными файлами

Ссылки быстрого доступа к разделам:

Что делает

Attachments Processor (APO) сохраняет вложенные файлы в указанную папку на локальном или сетевом диске. После того, как файл сохранён, вложение может быть удалено из письма, заменено на ярлык к сохраненному файлу или заменено текстовым файлом с описанием сохранённого вложения. Attachments Processor позволяет указать какие именно вложения должны быть сохранены и из каких папок Microsoft Outlook. APO работает в ручном и автоматическом режимах, включая режим работы по расписанию. Кроме того, Attachments Processor прикрепляет вложение обратно к письму при его пересылке и имеет возможность «сжимать» почтовую базу сообщений.

Для чего

Сохраняя вложения на диске Вы:

  • уменьшаете размер почтовой базы сообщений;
  • ускоряете работу с почтой и поиск данных;
  • получаете возможность хранить вложения на защищённом файл-сервере, а не в почтовой базе;
  • можете организовать общедоступное хранилище вложений;
  • имеете возможность осуществлять поиск нужных вложений на основании их содержания;
  • можете вносить изменения в файлы и при пересылке письма с вложением автоматически отправлять уже измененный файл;
  • сохранив вложение на диске и заменив его ярлыком, Вы по прежнему сможете открывать это вложение из Microsoft Outlook, нажав на ярлык.

Загрузить пробную версию программы Купить программу через Интернет Посмотреть демонстрационные видеотуры

Как работает

Attachments Processor может использоваться в «простом» и «расширенном» режимах. Различие в этих режимах состоит в том, что в простом режиме Вы можете создать только одно правило для обработки почты (входящей или исходящей), а в расширенном режиме – неограниченное количество правил как для входящей так и для исходящей почты.

Автоматическая обработка почты. Attachments Processor следит за указанными папками Microsoft Outlook и автоматически обрабатывает письма с вложениями как только они появляются в папках. Исключением является только папка «Входящие», в которой письма обрабатываются с трехминутной задержкой (это необходимо для того, чтобы другие программы и правила обработки почты в Microsoft Outlook имели возможность обработать письмо до того, как оно будет изменено).

Ручная обработка почты предоставляет Вам возможность обработать уже имеющие электронные письма. Вы можете обработать как полученные так и отправленные письма. После обработки почтовой базы Вы можете воспользоваться функцией сжатия базы для того, чтобы уменьшить её размер (при удалении письма или вложения размер почтовой базы не уменьшается а остается прежним до тех пор, пока не будет запущена функция сжатия).

Обработка почты по расписанию незаменима в том случае, когда электронные письма хранятся в общих папках Microsoft Exchange Server. Вы можете указать в какое время и с какой периодичностью необходимо сканировать указанные папки и обрабатывать вновь поступившие письма.

Вне зависимости от используемого режима работы программы Вы можете:

  • полностью восстанавливать сообщение для его пересылки при нажатии на кнопку «переслать»;
  • указать какие именно папки Microsoft Outlook необходимо обрабатывать;
  • указать какие типы вложений необходимо обрабатывать;
  • использовать фильтрацию вложений для обработки в зависимости от:
    • размера вложения;
    • указанных слов в теме сообщения;
    • имени вложенного файла;
    • отправителя сообщения;
    • получателя сообщения.
  • сохранять вложения на указанном локальном или сетевом диске;
  • группировать вложения в папки основываясь на:
    • имени папки, в которой находится письмо;
    • имени отправителя письма;
    • адресе отправителя письма;
    • теме сообщения;
    • текущей системной дате или дате создания сообщения;
    • созданном Вами расширенном формате.
  • переименовывать вложения при их сохранении основываясь на:
    • имени отправителя;
    • адресе отправителя;
    • теме сообщения;
    • текущей системной дате или дате создания сообщения;
    • созданном Вами расширенном формате.

При сохранении вложения Attachments Processor проверяет наличие файла с таким именем и если файл существует в этой папке, то вложение может быть:

  • переименовано при помощи добавления цифрового кода к имени файла;
  • записано поверх ранее сохраненного файла;
  • пропущено.

Безопасность использования

Attachments Processor сохраняет вложение на диске, затем проверяет размер сохраненного файла и только после этого делает изменения в письме. Если файл по какой-то причине не был сохранен — письмо останется в первоначальном виде. Такой алгоритм работы программы исключает возможность потери вложения при его сохранении и удалении из письма.

Кроме этого, Attachments Processor сохраняет перечень всех внесенных в письмо изменений в базе данных, что позволяет полностью восстановить сообщения. Для этого в Attachments Processor включена утилита Восстановить Вложения. Если у Вас возникла необходимость изменить место расположения сохраненных вложений, то утилита Изменить ссылки поможет Вам изменить информацию в ярлыках элекронных писем таким образом, чтобы после переноса вложений в другое хранилище ярлыки в письмах обновились и по прежнему указывали на соответствующие файлы.

Пример использования

В качестве примера использования Attachments Processor рассмотрим ситуацию, когда менеждер по работе с поставщиками регулярно получает обновленные прайс-листы и ему необходимо предоставить доступ к этим прайс-листам всем сотрудникам отдела. Письма от поставщиков при помощи созданного в Microsoft Outlook правила перемещаются в папку «Prices», а файлы прайс-листов должны сохраняться в общую папку «С:\Shared Folders\Prices».

Для осуществления этой задачи нам потребуется только одно правило, поэтому мы будем использовать Attachments Processor в «простом» режиме и настроим его на автоматическую обработку писем.

Первое, что необходимо сделать, это указать папку Microsoft Outlook, письма в которой необходимо обрабатывать. Заходим в настройки Attachments Processor (через меню Инструменты => Attachments Processor) и на закладке «Основные» выбираем папку «Prices» в Microsoft Outlook:

Нажмите для увеличения

Затем, необходимо указать папку на диске, в которую прайс-листы будут сохраняться, а также выбрать автоматический режим работы Attachments Processor. Для этого ставим галочки на опциях «использовать правило для входящих сообщений» и «обрабатывать вложения в автоматическом режиме».

Для того, чтобы в общей папке сохранялись только актуальные прайс-листы, необходимо включить опцию «Перезаписывать существующий файл» на закладке «Дополнительно»:

Нажмите для увеличения

При таких настройках программы письма, которые попадут в папку «Prices», будут автоматически обрабатываться и содержащиеся в них вложения будут сохраняться на диск в папку: «С:\Shared Folders\Prices», перезаписывая старые файлы более новыми.

Если нет необходимости в сохранении старых прайс-листов в электронных письмах, их можно удалить или же заменить на ярлык или текстовое описание. Это делается на закладке «Дополнительно» при помощи опций раздела «Удалить сохраненные вложения из сообщения», «Оставлять в письме ссылку на сохраненные файлы», «Оставлять текстовое описание с описанием вложения».

Нажмите для увеличения

Компонент Attachments Processor является одним из 3-х компонентов, входящих в состав программы Attachments Processor for Outlook. Узнать о других компонентах программы и загрузить демонстрационную версию можно на странице Attachments Processor for Outlook.

Attachments Processor for Outlook downloaden Загрузите 30-дневную демоверсию Attachments Processor for Outlook (5720 KB):
 Основной сервер
 Вспомогательный сервер
Attachments Processor for Outlook bestellen Купите Attachments Processor for Outlook прямо сейчас. Возможны все способы оплаты.
Attachments Processor for Outlook Lerntour Ознакомьтесь с демонстрационными турами, содержащими основные сведения о настройке программы и основах её использования
Домашняя страница продукта
Снимки экрана
История версий
Полный список возможностей программы
Техническая информация
Часто задаваемые вопросы
Оставьте свое предложение:
Имя:
E-mail:
Поиск на MAPILab.com:
Подпишитесь на нашу рассылку:
E-Mail:
Быстрый переход к разделам:

MAPILab Reports

Microsoft Outlook

Outlook Express

Microsoft Office


Продукты для SharePoint

Exchange Server

Cовместная работа

SharePoint Workflow