Компонент Send if approved

Если Вы хотите проверять содержимое сообщений, отправляемых Вашими сотрудниками, например, при работе с клиентами, то Вы сразу же оцените компонент Send If Approved по достоинству. Он позволяет перемещать всю исходящую почту в указанную папку вместо немедленной отправки. Сообщения будут отосланы только после того, как они будут проверены и утверждены компетентным лицом. Вы можете использовать его во время испытательного срока или в период обучения новых сотрудников. Компонент работает на основе правил Microsoft Outlook, и может применяться как ко всем исходящим сообщениям, так и только к тем сообщениям, которые удовлетворяют заданным критериям. Вы также можете предоставить возможность Вашим сотрудникам самим решать, какие письма требует проверки, а какие можно отправлять незамедлительно.

Применение компонента

Send If Approved позволяет:

• Повысить качество работы за счёт предварительного просмотра содержимого всех сообщений, отсылаемых по электронной почте;
• Проверять содержимое только тех сообщений, которые удовлетворяют заданным критериям.

Пример использования компонента

Основное назначение компонента – позволить компетентному лицу просматривать сообщения, написанные другими людьми, перед их отправкой. Перед началом работы убедитесь в том, что компонент включен в настройках MAPILab Toolbox (Tools --> MAPILab Toolbox --> Options):

Компонент Send If Approved является дополнением к мастеру правил Microsoft Outlook. После включения компонента, Вы сможете выбрать в мастере правил возможность помещать сообщения на утверждение перед их отправкой. Для этого откройте мастер правил (Tools --> Rules and Alerts), и нажмите на кнопку New Rule. В появившемся окне выберите опцию Start from a blank rule, для создания правила с нуля, и затем выберите Check messages after sending, для того, чтобы обрабатывать исходящие сообщения, после чего нажмите кнопку Next:

На следующем этапе создания правила Вы должны выбирать, какие именно исходящие сообщения должны подвергаться обработке. В нашем случае наиболее подходящим было бы отправлять на утверждение те сообщения, которые посылаются через определённую учетную запись. Отметьте галочкой опцию sent through specified account, и затем выберите нужную учётную запись, нажав на ссылку в нижней части экрана:

Затем Вам будет предложено сделать выбор действий, которые будут совершаться над обрабатываемыми сообщениями. Для того чтобы выбрать компонент Send If Approved, необходимо отметить галочкой пункт perform a custom action. После этого нажмите на ссылку в нижней части экрана, и выберите требуемое действие – MAPILab Custom Action, и нажмите кнопку Change для настройки требуемого действия. В новом диалоговом окне в выпадающем списке выберите Send if Approved, и нажмите Options для настройки параметров компонента:

В окне настроек параметров компонента Вам необходимо выбрать папку, куда будут помещаться исходящие письма, обработанные этим правилом:

Правило почти готово. По желанию, Вы можете настроить исключения из этого правила на следующем шаге в мастере правил. Введите имя для правила на последнем шаге мастера, и нажмите Finish для добавления правила в общий список:

Теперь, при нажатии кнопки Send и выбранной указанной учётной записи, письмо будет перемещаться в указанную папку для последующего утверждения компетентным лицом перед отправкой.

Следует иметь в виду, что при использовании Microsoft Exchange Server, у человека, который осуществляет проверку писем перед отправкой, должны быть указаны права “Send as” для того, чтобы он имел право отсылать сообщения от имени других пользователей. Подробнее о настройке прав “Send as” можно прочитать здесь.

Компонент Send If Approved является одним из 20 компонентов, входящих в состав программы MAPILab Toolbox. Узнать о других компонентах программы и загрузить демонстрационную версию можно на странице MAPILab Toolbox.

Подробную информацию о лицензировании и покупке полнофункциональной версии MAPILab Toolbox Вы можете узнать здесь.