Versenden von Serienmail in Outlook

Wenn Sie Microsoft Office geschäftlich nutzen und der ständige Kontakt mit Partnern und Kunden in ihrem Verantwortungsbereich liegt, gehört das versenden von Serienmails zu ihrer täglichen, wöchentlichen oder wenigstens monatlichen Routine. Innerhalb einer Organisation wird eine Outlook Serienmail normal mithilfe von Verteilerlisten versendet. Diese beinhalten die Adressaten, ihre Gruppenzugehörigkeit und weitere Daten. Beim versenden einer Outlook Massenmail an Kunden oder Partner jedoch, kann die Empfängerliste sehr schnell unübersichtlich groß werden. Hinzu kommt, dass eine herkömmliche Outlook Serienmail alle angegebenen Empfänger im TO- und CC-Feld preisgibt. Nicht nur, sind diese Informationen für die Leser irrelevant, sondern können auch dazu führen, dass Sie Informationen an andere weitergeben, die Sie lieber für sich behalten würden.

Allerdings gibt es einen schöneren Weg, Outlook Serienmails zu versenden. Eine „personalisierte Outlook Serienmail versenden”, würde die genannten Probleme umgehen. Ein einzelner Adressat sieht nur seine eigenen Daten. Dies macht Nachrichten zum einen sehr viel kleiner, zum anderen behalten Sie die Kontrolle über firmeninterne Informationen.

Sowohl die herkömmliche als auch die personalisierte Serienmail in Outlook hat ihre Vor- und Nachteile. Zu allererst muss beachtet werden, dass eine Outlook Serienmail, mit vielen Empfängern, schnell als Spam erkannt bzw. gekennzeichnet werden kann. So sollten gegebenenfalls Maßnahmen durchgeführt werden, um einen solchen Fall zu verhindern. Da die Spamfilterung eine sich stetig entwickelnde Technologie mit verschiedensten Ansätzen ist, kommt es nicht nur auf den Absender oder Inhalt einer Massenmail aus Outlook an, sondern beispielsweise auch auf die Anzahl der Adressaten oder anderen Authentifikationsmechanismen. Hinzu kommt, dass ein Unternehmen beispielsweise eingerichtet haben kann, dass E-Mails nicht mehr, als eine festgelegte Anzahl an Empfängern haben können. Dies könnte dazu führen, dass Massenmails aus Outlook nicht ankommen. Die Verarbeitung einer Outlook Serienmail vor dem Versenden, hebelt die genannten Effekte dabei teilweise aus. Die Nachrichten werden automatisch verarbeitet und angepasst, was dazu führt, dass viele einzelne E-Mails abgeschickt werden, anstatt einer riesigen. Dies mindert die Gefahr, als Spam gekennzeichnet zu werden, umgeht das Empfängerlimit einer einzelnen Serienmail aus Outlook und sorgt durch Personalisierung zusätzlich dafür, dass der Leser nicht sofort auf „als Spam markieren“ drückt.

Auf der anderen Seite, steigt die benötigte Zeit zum Versandt von vielen identischen Nachrichten, gegenüber einer einzelnen Massenmail aus Outlook. Außerdem muss der Ordner mit den gesendeten Mails regelmäßiger gesäubert werden, da sich hier nun viele identische Nachrichten befinden. Diese Nachteile sollten aber zu verkraften sein, wenn es darum geht, seine Daten zu schützen und den Kunden oder Partnern ein besseres Leseerlebnis zu bieten.

Nach dem Erläutern der Funktionen und Vorteile von einer personalisierten Serienmail aus Outlook, stellt sich nun die Frage, wie man diese einfach und effizient umsetzen kann. Eine sehr gute Methode stellt hier ein Tool dar, welches Send Personally heißt. Dieses Outlook Add-in, entwickelt von MAPILab, bietet alle genannten Funktionen, allen voran das persönliche Adressieren einer Outlook Serienmail (Abbildung 1).

Das Add-in ist sofort nach der Installation bereit, eine Outlook Serienmail zu versenden und benötigt keine aufwendige Konfiguration. Alles was Sie tun müssen, ist den Send Personally Knopf, anstatt dem üblichen Senden Knopf zu drücken. Das Programm wird alle Empfänger einzeln, mit nur einem Adressaten in der TO-Zeile, anschreiben (Abbildung 2).

Darüber hinaus bietet Send Personally weitere nützliche Funktionen, die Ihnen weiterhelfen, wenn Sie regelmäßig Outlook Serienmails versenden. Das Ausschließen einzelner Empfänger aus einer Verteilerliste z.B., könnte einfacher nicht sein. Es muss lediglich eine Liste mit den auszuschließenden Kontakten und dem Präfix „Exclude“ erstellt werden. Beim Hinzufügen dieser Liste zur TO-Zeile, werden alle unerwünschten Adressate gelöscht. Außerdem können Makros verwendet werden, um Empfänger beispielsweise mit Vor- und/oder Nachnamen anzureden. Dies funktioniert mit den Outlook-eigenen Kontaktdaten und muss nicht weiter angepasst werden. Und zu guter Letzt ist das Produkt vollständig mit dem Subscription Manager kompatibel, einem Programm zur Organisation von Verteilerlisten. Zusammen kann so eine Basis für professionelle Serienmails mit Outlook geschaffen werden!